Ausgangssituation und Zielsetzung:

In jedem Unternehmen spielen Protokolle eine wichtige Rolle, oftmals gibt es auch Organisationsanweisungen bezüglich des Erstellens von Protokollen für jedes Meeting. Allerdings zeigt die Realität in vielen Unternehmen auch, dass

• die Erstellung aufwendig ist
• die Ablage chaotisch erfolgt (Ablage auf unterschiedlichen Medien)
• die Suche zeitintensiv ist
• die Verbindung zwischen Termin und Protokoll verloren geht
• Protokolle unterschiedliche aufgebaut sind, Vorlagen fehlen oder nicht durchgängig benutzt werden

Vor diesem Hintergrund ergeben sich auch die zentralen Zielsetzungen an eine Protokoll-Management Lösung.

• Integration in Outlook als Termin-Management Lösung – Möglichkeit für Zugriff aus einem Termin heraus auf das jeweilige Termin-Protokoll oder den Termin-Besprechungsarbeitsbereich zugegriffen werden
• Verwendung von standardisierten Vorlagen für ein Protokoll
• Zentrale Ablage der erstellten Protokolle für eine optimale Archivierung
• Individueller Zugriff für alle Teilnehmer auf die Protokolle zu den entsprechenden Meetings

Kernelemente der Protokoll Management Lösung:

Die Lösung umfasst insbesondere folgende Bereiche:

• Termin-Protokoll bzw. –Besprechungsarbeitsbereich Generierung in Outlook
• Zentrale Ablage aller generierten Protokolle in einem zentralen Bereich,
  Meeting Central und auf SharePoint
• Standardisierung der Protokolle durch Protokoll-Vorlagen
• Zugriff auf die Protokolle über den Outlook Termin oder „Meine Protokolle“ auf Meeting Central

Die Lösung basiert auf folgenden Technologien:

• Microsoft Outlook 2007 und Office 2007
• Microsoft Office SharePoint Server 2007

Die Lösung setzt eine Installation auf dem PC der berechtigten Personen und auf dem SharePoint Server voraus.
Das Deployment auf dem Server und auf dem Clienterfolgt automatisch.

Funktionsweise:

In Outlook wird ein zusätzliches Ribbon (Schaltfläche in der oberen Navigationsleiste von Outlook) integriert (Protokolle). Nachdem der Benutzer einen Termin geplant und gespeichert bzw. verschickt hat, kann er oder einer der Teilnehmer, der über die entsprechenden SharePoint Berechtigungen verfügt, ein Termin-Protokoll oder einen Termin-Besprechungsarbeitsbereich anlegen.

Hierbei werden die wichtigsten Daten aus dem Outlook Termin übernommen und die Berechtigungen so gesetzt, das die Meeting-Teilnehmer, die über Zugriffsberechtigungen auf den SharePoint verfügen, dieses Protokoll einsehen und ändern können.

Nach der Speicherung bzw. dem Versenden des Termineintrages, ändert sich die Ansicht für jeden Teilnehmer des Meetings, solange noch kein Protokoll bzw. Besprechungsarbeitsbereich erstellt wurde.

Wird mit einem Termin-Besprechungsarbeitsbereich gearbeitet, so können die Meeting-Teilnehmer, die über entsprechende Berechtigungen auf den SharePoint verfügen, mit dem Besprechungsarbeitsbereich arbeiten, d.h. sie können die Struktur verfeinern, z.B. den Ablauf, die Themen und Aufgaben für das Meeting festlegen und Dokumente hochladen.

Teilnehmer, die über eine Zugriffsberechtigung auf den SharePoint verfügen, werden als Interne Teilnehmer geführt, alle anderen als Externe Teilnehmer. Es können jetzt weitere Teilnehmer hinzugefügt werden. Der Text in der Termineinladung wird als Zielsetzung übernommen und kann jeder Zeit geändert werden.

Innerhalb des standardisierten Rahmens des Termin-Besprechungsarbeitsbereiches, kann der Besprechungsarbeitsbereich weiter verfeinert werden, z.B. der Ablauf, die einzelnen Themen pro Ablaufpunkt und die generellen Aufgaben bzw. die Aufgaben für ein Thema festgelegt werden.

Nach erfolgtem Meeting kann anschließend ein Abschlussprotokoll erstellt werden, was sowohl im Besprechungsarbeitsbereich als auch im Meeting Central als Protokoll gespeichert wird. Der Besprechungsarbeitsbereich kann somit später auch gelöscht werden, ohne dass seine Protokollierung verloren geht.

Für Serientermine wird ebenfalls ein Besprechungsarbeitsbereich verwendet. Der einzige Unterschied zum normalen Termin-Besprechungsarbeitsbereich besteht im Bereich der Protokolle. Hier wird für jeden Termin ein Protokoll angelegt. In der Auswahlbox stehen alle in der Vergangenheit liegenden Termin-Protokolle zur Verfügung.