Dienstleistungsangebot
ECM Lösungsangebot Excerpt
eAkte
Aktenverwaltung bedeutet neben der Verwaltung von Einzeldokumenten die Organisation von Aktenstrukturen inklusive Aktenplänen und die Übernahme beliebiger Dokumente in diese Akten (automatische Konvertierung). Akten ergeben sich überall dort, wo Informationen unabhängig von Quellen, Medien und Erzeuger zusammenhängend verwaltet bzw. bereitgestellt werden müssen.
- Akten in der Industrie (Maschinenakte): Eine elektronische Geräte oder Maschinenakte erlaubt den Zugriff auf umfassende Maschinen daten zur Nachvollziehbarkeit der Geräte-, Maschinen- oder Anlagenhistorie, vom Kaufvertrag über Fertigungsunterlagen und Prüfberichte bis hin zu Reparaturscheinen.
- Servicefallakte: Fehlerhafte Reparaturen in folge unvollständiger Informationen, falsche Ersatzteile in folge Unkenntnis über die genauen Daten und Informationen zu einem Schadensfall sowie unnötig lange Reparaturzeiten, führen immer wieder zu fi nanziellen Einbußen und zu Unzufriedenheit auf Kundenseite. Ziel ist es, Kosten zu reduzieren, Schäden schnell und qualitätsgesichert zu beheben und künftige Schäden im Vorfeld zu erkennen bzw. zu vermeiden.
Der moderne Verwaltungsarbeitsplatz
Der Arbeitsplatz in der Verwaltung ist heute geprägt durch eine Vielzahl von unterschiedlichen IT-Systemen und Benutzeroberflächen, die eine prozessdurchgängige Tätigkeit nicht unterstützen. Mit dem modernen Verwaltungsarbeitsplatz wird auf Basis der neuen Microsoft Technologie und Produkte eine Plattform etabliert, die den Zugang zu Fachanwendungen, Dokumenten und Vorgängen am Arbeitsplatz des Mitarbeiters schafft. Durch die Integration der verschiedenen Fachanwendungen und Backendsysteme in die Microsoft Office und SharePoint-Umgebung wird die Nutzung der Anwendungen vereinfacht und die Effizienz der Mitarbeiter in der Prozessbearbeitung wesentlich erhöht.
Automatisierte Rechnungsbearbeitung und Archivierung
Ziel der elektronischen Rechnungsbearbeitung ist es, Arbeitsschritte einzusparen und die Bearbeitung zu automatisieren. Durch den Einsatz einer solchen Lösung werden Mitarbeiter von Routinetätigkeiten bei der Ersterfassung eines Vorganges um 50 bis 80% entlastet, da sich die Prüfung auf kritische Eingaben beschränkt. Einige Unternehmen vertrauen der Ersterfassung von z.B. Rechnungen und der automatischen Zuordnung zu einer Bestellung zu 100%, hier spricht man von „Blindverbuchung“. Der Prozess lautet: Scannen – Erkennen – Prüfen – Verarbeiten – Bezahlen und gegebenenfalls Archivieren.
Vertragsmanagement
Unternehmen profitieren von einem IT-gestützten Vertragsmanagement durch kürzere Verhandlungszyklen und geringere Kosten für die Erstellung von Verträgen sowie die bessere Einhaltung interner und externer Richtlinien und Vorschriften. Ein Vertragsmanagement unterstützt bei Erstellungs- und Genehmigungsprozessen, so dass diese effektiver gestaltet werden können. Verfügbare Lösungen bieten Unterstützung für die Bereiche Erstellung, Verhandlung, Verwaltung, Risiko-Management, Project Controlling und Reporting. Die vertraglichen Beziehungen zu Lieferanten und Kunden können damit verbessert werden.