Ein wesentlicher Teil der Informationen, die wir heute erhalten oder verteilen, bearbeiten wir in Form von E-Mails. Microsoft Outlook bietet eine Reihe von Techniken zur strukturierten Ablage und zum Wiederfinden meiner eigenen E-Mails in Ordnern und Archiven. Eine persönliche Ablagestruktur in Outlook steht aber nur dem jeweiligen Benutzer selbst zur Verfügung. Wenn diese Informationen im Team genutzt werden sollten, wurden sie bisher über umfangreiche E-Mail-Verteiler und fleißiges Weiterleiten allen in Kopie zur Verfügung gestellt. Wir alle kennen jedoch die Probleme, die aus diesem Verfahren resultieren: mehrfache Ablage der gleichen Dokumente bei jedem Benutzer, unterschiedliche Versionsstände usw. Öffentliche Ordner in Outlook lösen das Problem nur zum Teil und werden zukünftig von Microsoft nicht mehr unterstützt

Informationen zur gemeinsamen Nutzung in einem Team, einer Projektgruppe oder einer Abteilung sind in SharePoint viel besser aufgehoben. Das Speichern von E-Mails aus Outlook heraus in eine SharePoint Site war bisher jedoch alles andere als komfortabel, bedingt durch unterschiedliche E-Mail-Formate mit überraschend unterschiedlichem Verhalten. Hier setzt das neue MailShare Add-in der SERVICEPORTALS GmbH an: E-Mails können aus Outlook heraus direkt in beliebige SharePoint-Listen gespeichert werden. Beim Speichern erfolgt für jedes Mailformat ein vollständiger Eigenschaften-Dialog, so daß die abgelegten E-Mails mit den vorgegebenen Meta-Daten versehen werden. Wahlweise kann der E-Mail-Text mit oder ohne Anlagen gespeichert werden. Jedem Ordner in Outlook kann optional eine definierte Liste in SharePoint als bevorzugte Liste zugewiesen werden. So kann der Aufwand für die Navigation zu einer bestimmten SharePoint-Liste im Explorer minimiert werden.

Mit dem MailShare Add-in der SERVICEPORTALS GmbH können endlich auch E-Mails komfortabel auf Team- oder Projekt-Sites abgelegt werden. Im CRM Bereich und im Service kann nun die Kommunikation mit Kunden und Interessenten noch einfacher vollständig dokumentiert und für alle beteiligten Stellen aktuell verfügbar gemacht werden.

Mehr Informationen zu spo.MailShare finden sie hier.

Ablage von E-Mails mit oder ohne Anlagen

Anlagen können auch separat gespeichert werden

Abfrage der listenbezogenen Meta-Daten

Informationen aus dem E-Mail-Header können automatisch an SharePoint-Metadaten zugewiesen werden

Definition von benutzerbezogenen Vorzugslisten

Favoritenverzeichnis für zuletzt angesprochene SharePont-Listen

Navigation über vollständige SharePoint-Infrastruktur

Speicherung im msg-Format incl. aller Formatierungen und Anlagen